De echte kosten van maatwerk software
Wat kost maatwerk software? De vraag is begrijpelijk, het antwoord is lastig. Een eerlijk verhaal over waar je geld naartoe gaat en waarom de goedkoopste offerte zelden de beste keuze is.
Ik snap de vraag. Je hebt een idee of een probleem en je wilt weten wat het kost om dat op te lossen met software. Helaas is het antwoord altijd: dat hangt ervan af.
Niet omdat ik vaag wil doen, maar omdat software bouwen geen standaard product is. Het is meer te vergelijken met een huis bouwen dan met een auto kopen. De prijs hangt af van wat je wilt, hoe complex het is, en welke kwaliteit je verwacht.
Waar betaal je voor?
De grootste kostenpost is tijd. Developers die nadenken over je probleem, code schrijven, testen, en verbeteren. Hoe meer uren, hoe hoger de kosten. Simpel.
De vraag is dus: hoeveel uren kost jouw project? En dat hangt af van een heleboel factoren.
Complexiteit van de functionaliteit. Een simpel contactformulier is iets anders dan een volledig boekingssysteem met betalingen, kalenders en notificaties.
Integraties met andere systemen. Moet de software praten met je boekhoudpakket? Je CRM? Een externe API? Elke koppeling kost tijd om te bouwen en te testen.
Design en gebruikerservaring. Een functioneel scherm in elkaar zetten is sneller dan een gelikte interface ontwerpen die prettig werkt op desktop en mobiel.
Kwaliteitseisen. Hoe robuust moet het zijn? Hoeveel gebruikers moeten er tegelijk mee kunnen werken? Wat zijn de eisen aan beschikbaarheid?
Waarom offertes zo verschillen
Je vraagt drie partijen om een offerte en krijgt bedragen die factor drie uit elkaar liggen. Hoe kan dat?
Deels is het ervaring. Een senior developer lost in twee uur op waar een junior een dag over doet. Het uurtarief is hoger, maar het totaal kan lager uitvallen.
Deels is het interpretatie. De ene partij leest je vraag en denkt aan een eenvoudige oplossing. De andere ziet risicos en complexiteit die je zelf niet had bedacht.
Deels is het kwaliteit. Goedkope code is snel geschreven maar moeilijk te onderhouden. Je betaalt de rekening later, in bugs en hoge wijzigingskosten.
De verborgen kosten
De bouwkosten zijn niet het hele verhaal. Denk ook aan:
Hosting. De software moet ergens draaien. Dat kost maandelijks geld, van tientjes tot honderden euros afhankelijk van de schaal.
Onderhoud. Software heeft updates nodig. Security patches, aanpassingen aan nieuwe browser versies, kleine verbeteringen. Reken op tien tot twintig procent van de bouwkosten per jaar.
Doorontwikkeling. Je wensen veranderen. De markt verandert. Software die niet meebeweegt wordt een blok aan je been.
Wat is een redelijke prijs?
Dat hangt volledig af van wat je nodig hebt. Een simpele vuistregel: hoe meer de software moet doen, hoe meer uren erin gaan zitten.
Een kleine applicatie die één ding goed doet, kan met een beperkt budget gebouwd worden. Denk aan een paar duizend euro. Wordt het groter, met meerdere gebruikersrollen en koppelingen naar andere systemen, dan groeit het budget mee.
Wat ik vaak zie is dat mensen schrikken van prijzen voordat ze weten wat ze krijgen. Een gesprek helpt om dat helder te krijgen. Soms valt het mee omdat je minder nodig hebt dan je dacht. Soms valt het tegen, maar dan weet je tenminste waar je aan toe bent.
De vraag is niet alleen wat het kost, maar wat het oplevert. Software die tijd bespaart, fouten voorkomt of omzet verhoogt, verdient zichzelf terug. De kunst is om samen te bepalen wat je minimaal nodig hebt om dat te bereiken.
Mijn advies
Wees wantrouwig bij offertes die veel lager zijn dan de rest. Er wordt ergens op bezuinigd, en dat kom je later tegen.
Kies niet automatisch voor de duurste optie. Duur is geen garantie voor kwaliteit.
Vraag hoe de prijs is opgebouwd. Hoeveel uren, welk uurtarief, welke aannames. Dat geeft inzicht in hoe realistisch de inschatting is.
En bedenk dat de goedkoopste software niet bestaat. Je betaalt nu of je betaalt later.