Wanneer kies je voor maatwerk software?
Maatwerk software is niet altijd de beste keuze. Soms volstaat een standaard pakket prima. Wanneer loont maatwerk wel, wanneer niet, en hoe bepaal je dat?
De vraag komt regelmatig voorbij: moet ik maatwerk laten bouwen of is er een bestaand pakket dat werkt? Het eerlijke antwoord is dat maatwerk lang niet altijd de beste keuze is.
Wanneer een standaard pakket volstaat
Voor veel bedrijfsprocessen bestaan uitstekende standaard oplossingen. Boekhouding, facturatie, e-mail, projectmanagement, CRM. De grote pakketten zijn door duizenden bedrijven getest en doorontwikkeld. Ze werken.
Als jouw proces past binnen wat zo'n pakket biedt, is het zelden zinvol om het wiel opnieuw uit te vinden. Je betaalt een fractie van wat maatwerk zou kosten en je kunt morgen beginnen.
De vuistregel: als je probleem algemeen is, bestaat er waarschijnlijk een algemene oplossing voor.
Wanneer maatwerk zinvol wordt
Maatwerk wordt interessant als je proces niet in een standaard mal past. Dat gebeurt vaker dan je denkt.
Je werkwijze is je concurrentievoordeel. Als de manier waarop jij werkt je onderscheidt van concurrenten, wil je die niet aanpassen aan de beperkingen van een pakket. Dan wil je software die zich aanpast aan jou.
Je combineert dingen die niet bestaan. Soms heb je een mix van functionaliteit nodig die geen enkel pakket biedt. Een beetje CRM, een beetje planning, een beetje facturatie, maar dan net anders. De kosten van drie losse pakketten plus de frustratie van handmatig gegevens overzetten kunnen hoger zijn dan één maatwerkoplossing.
Je groeit uit je pakket. Veel bedrijven beginnen met een standaard pakket en merken na jaren dat het knelt. Te veel workarounds, te veel handwerk, te veel beperkingen. Op dat moment kan maatwerk de logische volgende stap zijn.
Integratie is cruciaal. Als je software nodig hebt die naadloos samenwerkt met bestaande systemen, specifieke hardware of externe partijen, bieden standaard pakketten vaak niet de flexibiliteit die je nodig hebt.
De hybride aanpak
Het hoeft niet alles of niets te zijn. Veel bedrijven combineren standaard pakketten met maatwerk waar nodig.
Een standaard boekhoudpakket met een maatwerk dashboard erbovenop. Een CRM van de plank met een custom koppeling naar je productiesysteem. Een webshop op een bestaand platform met specifieke functionaliteit erbij gebouwd.
Deze aanpak geeft je het beste van beide werelden: bewezen oplossingen waar ze werken, maatwerk waar het moet.
Vragen om jezelf te stellen
Voordat je besluit, stel jezelf deze vragen:
Heb ik gezocht naar bestaande oplossingen? Echt gezocht, niet vijf minuten gegoogeld. Soms bestaat er een pakket dat je niet kende.
Kan ik mijn proces aanpassen? Soms is je werkwijze niet heilig. Een standaard pakket dwingen om anders te werken kan juist een verbetering zijn.
Wat zijn de lange termijn kosten? Maatwerk heeft hogere opstartkosten maar geen licentiekosten. Standaard pakketten zijn goedkoop om te starten maar kosten maandelijks. Reken het door over vijf jaar.
Wat als de leverancier stopt? Bij een standaard pakket zit je vast aan de roadmap van de leverancier. Bij maatwerk ben je eigenaar van de code. Beide hebben risico's.
Tot slot
Maatwerk is geen doel op zich. Het is een middel om een probleem op te lossen dat niet anders opgelost kan worden. Begin altijd met de vraag wat je nodig hebt, niet met de oplossing die je wilt.
Soms is het antwoord een bestaand pakket. Soms is het maatwerk. Soms is het een combinatie. Een goede partner helpt je die afweging te maken, ook als de conclusie is dat je hem niet nodig hebt.
