De uitdaging
Zorginstellingen werken met gevoelige informatie en complexe processen. Daropa Solutions bediende meerdere zorgorganisaties die worstelden met verspreide systemen: cliëntgegevens in het ene pakket, urenregistratie in Excel, rapportages handmatig samengesteld. Dit kostte tijd, leidde tot fouten, en maakte het lastig om grip te houden op de operatie.
De vraag was om een centraal systeem te bouwen dat alle registratie- en rapportageprocessen samenbracht. Het moest voldoen aan de strenge eisen die gelden in de zorg op het gebied van privacy en beveiliging, en tegelijkertijd gebruiksvriendelijk zijn voor medewerkers die geen IT-specialisten zijn.
De oplossing
Ik ontwikkelde een geïntegreerd platform dat de complete administratieve kant van zorgverlening ondersteunt.
Cliëntregistratie
Het systeem biedt een compleet digitaal dossier voor elke cliënt. Persoonlijke gegevens, zorgplannen, voortgangsrapportages en contactmomenten worden centraal vastgelegd. Medewerkers hebben snel toegang tot alle relevante informatie, afgestemd op hun rol en rechten.
Urenregistratie
Zorgmedewerkers registreren hun uren direct in het systeem, gekoppeld aan de cliënt en het type zorg. Dit geeft niet alleen inzicht in de tijdsbesteding, maar vormt ook de basis voor facturatie en verantwoording aan financiers. De registratie is eenvoudig gehouden zodat het geen extra administratieve last oplevert.
Managementrapportages
Voor het management zijn uitgebreide rapportagemogelijkheden ingebouwd. Van operationele overzichten tot strategische analyses, de data is beschikbaar in heldere dashboards en exporteerbare rapporten. Trends worden zichtbaar, afwijkingen gesignaleerd, en beslissingen onderbouwd met cijfers.
Beveiliging en privacy
Gezien de gevoeligheid van zorgdata is beveiliging geen bijzaak. Het systeem werkt met strikte toegangscontrole, versleutelde opslag en volledige audit trails. Elke actie wordt gelogd, zodat altijd te achterhalen is wie wanneer welke informatie heeft ingezien of gewijzigd.
Technische details
Het platform is gebouwd met bewezen technologieën die stabiliteit en veiligheid garanderen. De architectuur is opgezet om meerdere organisaties te kunnen bedienen vanuit één installatie, met strikte scheiding van data. Koppelingen met externe systemen zijn mogelijk via beveiligde interfaces.
Het resultaat
De zorginstellingen die met het systeem werken hebben hun administratieve processen significant gestroomlijnd. De tijd die voorheen ging naar handmatige registratie en rapportage is gehalveerd. Fouten door dubbele invoer of inconsistente data zijn vrijwel verdwenen. En het management heeft voor het eerst real-time inzicht in de operatie, wat betere besluitvorming mogelijk maakt.