De uitdaging
Aximax is een groeiende e-commerce onderneming die tegen de grenzen van hun bestaande systemen aanliep. Het voorraadbeheer gebeurde grotendeels handmatig, verzendlabels werden één voor één aangemaakt, en er was geen real-time inzicht in de voorraadstatus. Bij drukte leidde dit tot fouten, vertragingen en ontevreden klanten.
De wens was helder: een systeem dat alle processen integreert. Van het moment dat een product binnenkomt in het magazijn tot het moment dat het bij de klant wordt afgeleverd, alles moest soepel op elkaar aansluiten.
De oplossing
Ik heb een volledig geïntegreerd e-commerce platform ontwikkeld dat de webshop, het voorraadsysteem en de verzendprocessen samenbrengt in één centrale applicatie.
Voorraadsysteem met barcodescanning
Het hart van het systeem is het voorraadbeheersysteem. Elk product krijgt een unieke barcode die door het hele proces wordt gevolgd. Bij binnenkomst van goederen scant het magazijnpersoneel de producten, waarna de voorraad automatisch wordt bijgewerkt. Bij het picken van orders wordt opnieuw gescand, zodat fouten vrijwel uitgesloten zijn.
Het systeem houdt niet alleen bij wat er op voorraad is, maar ook waar het ligt. Locatiebeheer maakt het mogelijk om producten snel te vinden, zelfs in een groot magazijn. Bij lage voorraad worden automatisch meldingen verstuurd zodat tijdig kan worden bijbesteld.
Webshop integratie
De webshop is volledig gekoppeld aan het voorraadsysteem. Klanten zien real-time of een product leverbaar is. Bij een bestelling wordt direct een pickorder aangemaakt in het magazijn. Geen handmatige invoer, geen vertragingen, geen dubbele verkopen van producten die niet meer op voorraad zijn.
Verzendkoppelingen
De integratie met PostNL en andere vervoerders automatiseert het verzendproces volledig. Na het scannen van de laatste producten genereert het systeem automatisch het juiste verzendlabel. Track en trace informatie wordt direct naar de klant gestuurd. Het systeem kiest automatisch de meest geschikte vervoerder op basis van gewicht, afmetingen en bestemming.
Rapportages en inzichten
Een uitgebreid dashboard geeft real-time inzicht in alle aspecten van de operatie. Van omzet en marges tot verzendprestaties en voorraadverloop. Patronen worden zichtbaar, knelpunten geïdentificeerd, en beslissingen onderbouwd met data.
Technische details
Het platform is gebouwd op een solide technische basis met PHP en een relationele database. De barcodescanning werkt met industriële scanners die draadloos communiceren met het centrale systeem. API-koppelingen met PostNL, DHL en andere vervoerders zorgen voor naadloze integratie. Het systeem is schaalbaar opgezet om mee te groeien met de onderneming.
Het resultaat
De transformatie was ingrijpend. Waar voorheen meerdere mensen nodig waren voor handmatige processen, draait de operatie nu grotendeels geautomatiseerd. Fouten in verzendingen zijn met meer dan negentig procent afgenomen. De verwerkingstijd van orders is gehalveerd. En het belangrijkste: klanten ontvangen hun bestellingen sneller en correcte, wat zich vertaalt in betere reviews en meer herhaalaankopen.